Booiebos 24, 9031 Gent (Drongen) – 09/220 93 85 – admin@sios.be

Optimaal communiceren via videogesprekken

Optimaal communiceren via videogesprekken

Blijf contact houden met elkaar in Corona-tijden

Noodgedwongen moet iedereen deze dagen meer en meer videogesprekken doen met collega’s of klanten om te kunnen blijven werken. Ook met vrienden en familieleden zijn er beduidend meer videogesprekken. Je wil zo een videogesprek zo professioneel mogelijk laten verlopen, maar dat is niet altijd eenvoudig. Hieronder vind je enkele tips om deze contacten zo aangenaam mogelijk te laten verlopen

10 Tips om goed in beeld te komen

Tip 1: Zet de webcam op ooghoogte

Door de webcam op ooghoogte te zetten kom je in beeld zoals mensen je ook in het dagelijks leven bekijken. Wanneer je de camera lager plaatst (in kikkerperspectief) of hoger plaatst (vogelperspectief), kom je niet natuurlijk over dus dat kan je best vermijden.

Tip 2: Plaats de webcam evenwijdig aan de achtergrond

Hou je webcam evenwijdig met de achtergrond. Op die manier behoudt de muur achter je, of de achtergrond van je werkplek een natuurlijk perspectief.

Tip 3: Zet je nooit voor een raam

Richt de camera nooit naar een raam wanneer je een videogesprek doet. Het licht dat door het raam komt zal overheersen en je gezicht wordt een donkere vlek tegen een felle achtergrond. Beter is om je met je gezicht naar het raam te zetten, zo ben je ideaal belicht.

Tip 4: Gebruik extra verlichting

Als het te donker is in de ruimte waar je een gesprek wil houden kan je overwegen om extra verlichting te plaatsen achter je webcam of laptop. Dit is best een niet al te harde lichtbron. Verwacht je veel videogesprekken, overweeg dan om een lichtbron aan te schaffen die geschikt is voor opnames in een studio of voor vloggers. Deze lichtbronnen zijn makkelijk online te vinden en zijn helemaal niet duur.

Tip 5: Gebruik een externe webcam

Als je laptop of computer al een beetje ouder is, is de kans groot dat de kwaliteit van de ingebouwde webcam niet echt goed is. Je kan externe webcams kopen die je op de laptop of computer kan vastklikken. Deze geven dikwijls een veel betere beeldkwaliteit waardoor je een stuk professioneler overkomt.

Tip 6: Test je instellingen

Voor je je volgende videogesprek doet is het aangewezen om eens te testen hoe je er nu precies uit ziet als je in beeld komt. Door op je computer naar de instellingen van je webcam (of je externe webcam) te gaan, kan je de belichting en kwaliteit van je beeld aanpassen. Zo kan je zorgen dat je perfect in beeld komt en kan je met een gerust hart het volgende videogesprek beantwoorden.

Tip 7: Zorg voor goed geluid

Doe steeds radio en/of TV uit tijdens een videogesprek. Ook hier geldt dat de ingebouwde microfoon van je computer een mindere kwaliteit kan leveren dan een externe microfoon. Wanneer gesprekspartners soms klagen dat ze je niet goed begrijpen is het aan te raden een externe microfoon aan te schaffen. Je kan ook een headset gebruiken met ingebouwde microfoon.

Tip 8: Let op de achtergrond

Een videogesprek voer je best tegen een neutrale achtergrond. Je wil dat de deelnemers aan het gesprek aandacht hebben voor wat je zegt en niet worden afgeleid door foto’s of decoratie op de achtergrond.

Tip 9: Kijk recht in de camera

De eerste tip was om de camera op ooghoogte te plaatsen, hierdoor wordt het extra makkelijk om recht in de camera te kijken. Door dit te doen lijkt het voor de andere deelnemers aan het gesprek dat je ze aankijkt, wat altijd zorgt voor een aangenamere en meer persoonlijke conversatie.

Tip 10: Creëer een comfortabele omgeving

Door alle voorgaande tips in acht te nemen moet het mogelijk zijn om je comfortabel te voelen tijdens een videogesprek. Het kan zijn dat je thuiswerkplek niet dezelfde is dan de plaats waarop je je videogesprekken doet, richt dan een plaatsje in waar gans het gezin dat thuis werkt of les volgt kan plaatsnemen voor een videogesprek. Indien mogelijk is dit in een aparte ruimte waar je vrijuit kan praten en vergaderen zonder gestoord te worden.

Welke software kiezen?

1001 pakketten

Er zijn momenteel enorm veel softwarepakketten die het mogelijk maken een videogesprek te houden. Je kan ingebouwde mogelijkheden gebruiken van sociale media, sommige mailproviders of je office pakket, maar je kan ook tal van specifieke tools installeren om een gesprek te houden. Wat doe je best?

Kies in functie van je doelgroep

Je kan de mensen met wie je videogesprekken gaat hebben meestal verdelen in drie doelgroepen, je kiest de software die je gebruikt best per groep. Het kan dus zijn dat je een aantal pakketten gaat installeren om per doelgroep te gebruiken.

  • Collega’s
  • Externe professionele contacten (klanten, professionele partners)
  • Vrienden/familie

Onder collega’s

Voor videogesprekken met collega’s heb je dikwijls de mogelijkheid om tools te gebruiken die zijn ingebouwd in het office pakket dat je al gebruikt en dat bij alle collega’s is geïnstalleerd. Kijk of er in de reeds geïnstalleerde professionele pakketten die al je collega’s gebruiken een tool zit waarmee je videogesprekken kan houden. Indien ja, overweeg dan zeker om deze tool onder collega’s te gebruiken, dan moet er geen extra software worden geïnstalleerd bij het volledige team.

Heb je zo’n tool niet ter beschikking, spreek dan één tool af die iedereen gebruikt. De IT-verantwoordelijke kan dan een gebruiksaanwijzing naar iedereen doorsturen om deze tool te installeren en te gebruiken.

Voor externe professionele contacten

Kies een tool die je gaat gebruiken voor contacten met klanten en voor externe professionele contacten. Dit kan uiteraard dezelfde zijn dan degene die je gebruikt onder collega’s. Om geen tijd te verliezen bij het begin van het gesprek laat je best ruim voor het videogesprek weten welke software je wenst te gebruiken, zo kan je gesprekspartner deze tool op voorhand installeren. Schat op voorhand in hoe groot de groep gaat zijn waarmee je wil vergaderen. Bij sommige pakketten kan je maar een beperkt aantal deelnemers laten meedoen aan een gesprek, andere software kan zeer grote groepen laten deelnemen.

Voor vrienden/familie

Voor contacten met vrienden of familie gebruik je wellicht best de ingebouwde mogelijkheden van de sociale apps die je normaal gebruikt om met hen te communiceren. De meeste sociale media tools en berichtentools hebben de mogelijkheid voor het houden van een videogesprek standaard ingebouwd.

Blijf op de hoogte

Wat bieden we aan?

Over SIOS

Waar vindt u ons?

Booiebos 24

9031 Gent (Drongen)

Tel: 09/220 93 85

E-mail: info@sios.be